文件的含义有多种不同理解方式，广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章，狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文。现在随着科技的发展，计算机文件属于文件的一种，与普通文件载体不同，计算机文件是以计算机硬盘为载体存储在计算机上的信息集合。

无论是纸质文件还是电子文件，都是传播属灵信息的媒介，阅读纸质文件时，人往往能更好地记住书本的内容。纸质阅读所具有的情感功能是电子文件所不具备的。在一个宁静的环境里，打开文件，翻动着一页页纸张，体会手指触摸的质感，内心容易产生安静和愉悦，沉醉在文字之中，无限的遐思涌上心头，这样的心情是电子文件无法满足的。

虽然现在是计算机时代。但是公司的纸质文件依然不会少，有很多纸质文件时具有法律效应的，协议的载体可以是一张纸。只要双方具有相应的民事行为能力，协议内容是双方真实意愿的体现，且内容合法，经过双方签名确认后就是合法有效的，签订合同时为了维护交易更加公平的进行，无论是哪一方利益亏损，只要签了合同，就都有法可循，有法可依，从而使交易更加顺利并且完美化，具有法律效力。还有很多一些电子文件取代不了的，必须要用纸质文件去完成。

纸质文件对公司的好处有很多，有据可查，特别是合同，档案等等这些，通常都会在有电子文件管理的情况下，同样有纸质文档管理。 作为凭证，纸质文件更具备法律性。